Kontenplan
Ein Kontenplan ist
- ein Verzeichnis aller Konton eines Unternehmens,
- ein auf ein Unternehmen zugeschnittener Kontenrahmen und
- ein elementarer Bestandteil der doppelten Buchführung.
Kontenrahmen
Der Kontenrahmen ist ein Gliederungsvorschlag für Konten. Es gibt Kontenrahmen für den Einzelhandel, Großhandel oder für die Industrie. Der Kontenrahmen ist keine zwingende Norm. In der Praxis wird hauptsächlich das Schema der Abschlussgliederung verwendet: Die Abschlussgliederung ist nach dem Bilanzbild strukturiert, d.h. die Kontenklassen werden nach Aktiven und Passiven (Bestandskonten) und nach Ertrags- und Aufwandskonten (Erfolgskonten) sowie den Abschlußkonten gebildet. Das zweite Schema, die Prozessgliederung richtet sich nach dem technischen Ablauf im Betrieb. Die Kontenklassen sind nach Produktionsmittel und Kapital, Liquidität, Beschaffung, Produktion, Absatz und Abschluss gegliedert.
Kontenplan
Der Kontenplan wird sinnvollerweise nach der Struktur eines branchenbezogenen Kontenrahmens gebildet. In mittelständischen Unternehmen wird vorzugsweise die Abschlussgliederung verwendet. Der Kontenplan dient in erster Linie für die Finanzberichtserstattung des Unternehmens. Da diese auch dem Zweck der Darstellung des Unternehmens nach außen dient, waren schon immer Bestrebungen nach Standards vorhanden. Betriebsvergleiche und die Lesbarkeit der Abschlüsse wird dadurch erleichtert. Für börsennotierte Unternehmen innerhalb der EU wird seit 2005 die Rechnungslegung nach IFRS (International Financial Reporting Standards) verlangt. Für andere Unternehmen ist die Anwendung freigestellt. Auch sind immer wieder Forderungen nach einer Integration der extern veröffentlichten Rechnungslegung und dem internen Rechnungswesen, das für die Unternehmenssteuerung geführt wird, laut geworden. Da aber die gesetzlichen Rahmenbedingen von den betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten oft abweichen (Abschreibungen), werden immer Abstimmbrücken benötigt, um die beiden Abschlüsse zu koordinieren.
Hauptbuch
Das Hauptbuch besteht aus Bestandskonten und Erfolgskonten (sachliche Gliederung) sowie dem Journal, welches eine Art chronologischer Fortschreibung aller (Prinzip der „Doppelten Buchhaltung“) Buchungsaktivitäten darstellt.
Die Bestandskonten bestimmen den Aufbau der Bilanz. Die Aktivkonten gliedern die Vermögenswerte in der Regel nach aufsteigender Liquidität, d.h. beginnend mit dem Anlagevermögen und endend mit dem Barvermögen. In der Schweiz ist oft die umgekehrte Reihenfolge im Gebrauch. Die Passivkonten zeigen die Art der Finanzierung der Vermögenswerte. Vom Eigenkapital über das langfristige bis zum kurzfristigen Fremdkapital. Die vom Kontenrahmen vorgegebenen Kontenklassen und Kontengruppen bestimmen die Vergabe der Kontennummern. Die Länge der Kontonummer wird von der Anzahl der Konten innerhalb einer Gruppe bestimmt. Aus Gründen der Kontierungssicherheit ist es jedoch zweckmäßig alle Konten mit einer gleichlangen Nummer zu versehen.
Hilfsbücher
Im Hauptbuch existieren auf der Aktivseite mehrere Konten für die Bestandsführung der Debitoren, z.B.: Inlandskunden, Auslandskunden, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen Vermietung und Verpachtung u.ä.. Je nach Konsolidierungsbedürfnis aufgegliedert in Forderungen an eigene Kunden, an Konsolidierungsunternehmen, an verbundene Unternehmen usw. Die Bilanz listet also die Bestände sehr komprimiert auf, d.h. für die Überwachung der einzelnen Forderungen sind diese Konten nicht geeignet. Zu diesem Zweck wird je eine Hilfsbuchhaltung für Forderungen und Verbindlichkeiten eingerichtet. Für jeden einzelnen Kunden bzw. Debitor wird ein Konto geführt (Personenkonto), auf dem jeder Geschäftsvorfall verbucht wird. Die Konten werden durch die Kundennummer identifiziert. Jedem Kundenkonto wird das entsprechende Forderungskonto der Bilanz zugeordnet, so dass die Journalsummen auf den Bestands- bzw. Bilanzkonten verdichtet werden können. Dasselbe gilt auch für die Lieferanten bzw. Kreditoren. Die einzelnen Personenkonten (Lieferanten-Nr.) sind mit dem dazugehörigen Bilanzkonto Verbindlichkeiten verknüpft.
Gewinn- & Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) liefert die Informationen für die finanzielle Führung des Unternehmens, durch die Gegenüberstellung von Gesamtaufwand und Gesamterlös. Je nach Perioden-Ergebnis ergibt sich eine Zu- oder Abnahme des Eigenkapitals. Diese Veränderung des Eigenkapitals wird als Gewinn- oder Verlust auf einer eigenen Zeile auch in der Bilanz ausgewiesen.
Betriebliches Rechnungswesen
Das betriebliche Rechnungswesen beinhaltet in der Praxis die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR, auch Kore), welche sich in folgende Teilbereiche gliedert:
Kostenartenrechnung
Die Kostenartenrechnung hat die Aufgabe, die während einer Abrechnungsperiode angefallenen Istkosten belegmäßig zu erfassen. Im Rahmen der Kostenartenrechnung sind auch alle Angaben (Kontierung) für die Weiterverrechnung der Kosten gegliedert nach Kostenarten zu erfassen. Voraussetzungen für die richtige Erfassung und Kontierung ist eine zweckentsprechende Kostenarteneinteilung (Kostenartengliederung), welche in enger Abstimmung mit dem Kontenplan zu sehen ist.
Kostenartenplan
Im Kostenartenplan wird die Aufteilung der Kosten in bestimmte Kostenarten vorgenommen, dabei können teilweise die Aufwandsarten des Kontenplans aus der FIBU herangezogen werden.
Primäre Kosten werden aus der Finanzbuchhaltung mit der gleichen Aufwandskontonummer übernommen. Dabei unterscheidet man direkte Kosten, die unmittelbar auf einen Kostenträger belastet werden können und Gemeinkosten, die der verursachenden Kostenstelle zugerechnet werden und nur über die Leistungsverrechnung auf die Kostenträger weiterverrechnet werden können.
Sekundäre Kosten werden in der Kosten- und Leistungsrechnung generiert und existieren stets als Belastung und als Gutschrift, so dass sie immer konsolidiert Null ergeben (Umlagen, Verrechnungen).
Abgrenzungen (periodenfremde, kalkulatorische, sachliche). Die Primärkostenarten können nicht 1:1 weiterverrechnet werden, wenn der Aufwand in der Finanzbuchhaltung nicht periodenrein ist. Die Jahresprämie einer Versicherung wird z.B. im März bezahlt. In diesem Fall muss eine zeitliche Abgrenzung erfolgen. Dasselbe gilt für die Abschreibung für Abnützung (AfA) für das Anlage- und Umlaufvermögen. Stimmen die Werte der Finanzbuchhaltung nicht mit den Werten der Kostenrechnung überein oder sind gar nicht vorhanden, werden kalkulatorische Abgrenzungen vorgenommen. Sachliche Abgrenzungen werden gebildet für Aufwand, der nicht zum Zweck des Unternehmens verursacht wird, dies betrifft mehrheitlich den neutralen Aufwand und Ertrag.
Kostenartengliederung
Die Nummerierung der sekundären Kostenarten erfolgt nach den Kriterien:
- faktororientiert, nach der Art der eingesetzten oder verbrauchten Produktionsfaktoren (z.B. Material, Arbeitsleistung, Betriebsmittel),
- kostenstellenorientiert, nach der Kostenstelle von der die Kosten verrechnet werden (z.B. Umlage der Raumkosten, der Arbeitsvorbereitung),
- kostenträgerorientiert, nach dem Auftrag oder dem Projekt für welches die Kosten entstanden sind (z.B. Kosten für Wartung, Messekosten u.ä.).
Kalkulatorische Kostenarten
Kalkulatorische Kosten werden nur in der Kosten- und Leistungsrechnung verrechnet. Mitarbeitende Inhaber oder Gesellschafter brauchen Verrechnungssätze für die Weiterverrechnung ihrer Leistungen. Der kalkulatorische Unternehmerlohn wird mittels einer sekundären Kostenart verrechnet. Die Kalkulatorischen Wagniskosten werden ebenfalls in der Kalkulation eingesetzt. Geplant werden sie nach durchschnittlichen Jahreswerten für leistungs- oder umweltbedingte Risiken (Garantien, Kulanzen, Ausfälle usw.).
Personalabrechnung
Die Brutto- und Nettolohnabrechnung ermittelt die Personalkosten pro Mitarbeiter. Für die Finanzbuchhaltung wird ein Buchungsbeleg erstellt, der nach den Konten des Kontenplans gegliedert ist. Die Weiterverrechnung der Personalkosten in die Kostenstellenrechnung erfolgt aus Analysegründen häufig detaillierter als in die Finanzbuchhaltung. Die sekundären Kostenarten werden in der Regel nach Lohnarten gebildet (Schichtstunden, Überstunden, Zulagen, Urlaubsgeld usw.).
Warenwirtschaft
Die Warenwirtschaft (auch: Materialbuchhaltung) erfasst die mengen- und wertmäßigen Materialbewegungen auf einem nach Artikelnummern gegliederten Materialkonto. Für die Fortschreibung wird für jede Bewegungsart eine sekundäre Kostenart gebildet. Die Lagerbestände können sowohl durch Mengen (Zu- und Abgänge) als auch durch Bewertungen (Abwertungen von Lagerhütern) verändert werden. Je nach Bewegungsart werden für die Belastung auf die Kostenstellen (Gemeinkostenmaterial: z.B. Schmiermittel, Hilfsmaterial, Inventurdifferenzen, Abwertungen) oder Kostenträger (Auftragsmaterial: z.B. Rohmaterial, Einzelteile und Baugruppen) sekundäre Kostenarten gebildet. Für die Buchhaltung wird je nach Kontenplan ein Buchungsbeleg für die Bestandsänderung erstellt.
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenrechnung führt die Zu- und Abgänge an materiellen und immateriellen Anlagegütern, die auf den Bestandskonten in der Finanzbuchhaltung geführt werden. Die Anlagenrechnung ermittelt die handelsbilanziellen, steuerlichen, betriebswirtschaftlichen und kalkulatorischen Anlagenabschreibungen. Ferner werden die kalkulatorischen Zinsen für die Kostenrechnung ermittelt. Für jede Bewegungsart werden sekundäre Kostenarten entsprechend dem Kontenplan für die Belastung der Kostenstellen gebildet. Für die Finanzbuchhaltung wird ein Buchungsbeleg nach den Aufwandskonten des Kontenplans erstellt.
Fakturierung
Mit dem Fakturierungssystem werden Lieferungen und Dienstleistungen in Rechnung gestellt, sowie Gutschriften erstellt. Die Fakturierung erstellt weiters Provisionsabrechnungen und liefert Informationen für die Verkaufsstatistik. Sie liefert die Buchungssätze für die Debitorenbuchhaltung nach dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung.
Zeitwirtschaft
In Produktionsbetrieben erstellt die Arbeitsvorbereitung die Arbeitspläne für die einzelnen Fertigungsaufträge. Die einzelnen Arbeitsgänge enthalten die Vorgabewerte für die Leistungserstellung und die entsprechende leistende Kostenstelle. Nach der Abarbeitung der Arbeitsgänge erfolgen Rückmeldungen, die mit dem Plankostensatz bewertet und mittels einer sekundären Kostenart auf die Aufträge verrechnet werden. Bis zur Abrechnung des Auftrags wird die Belastung in „Ware-in-Arbeit“ fortgeschrieben und für die Bestandsänderung ein Buchungsbeleg entsprechend Kontenplan für die Finanzbuchhaltung erstellt.