Wutscher Optik KG

Reporting mit Cubeware und Unterstützung des Digitalisierungsprojektes mittels ETL-Tool


Der Kunde

Das österreichische Familienunternehmen Wutscher Optik KG wurde 1966 gegründet und ist Österreichs größter traditioneller Optiker. Das Unternehmen betreibt aktuell 70 Filialen in ganz Österreich und beschäftigt mehr als 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wutscher bietet die neuesten Marken und eine große Auswahl an Designerbrillen, beste Beratung sowie besten Service aus einer Hand. Präzision und Qualität stehen dabei stets im Mittelpunkt der Arbeit.

Die Projekte

Ziel des ersten Projektes war es, das Reporting der Wutscher Optik KG mithilfe der Software Cubeware zu automatisieren und zu optimieren. Aus dem filialbasierten Kassen- und Abrechnungssystem Amparex, welches die Daten in einer MySQL Datenbank in der Cloud speichert, werden die täglichen Kauf- und Bestellvorgänge für das Reporting geladen und bereitgestellt. Der Transfer der MySQL-Daten erfolgt über ein verschlüsseltes und komprimiertes File, welches zeitgesteuert aus der Cloud geladen, entschlüsselt und entpackt wird. Anschließend wird das File in eine MySQL Datenbank transformiert, woraufhin die Daten in ein Data-Warehouse übernommen werden. Auf Basis dieser Daten werden die Berichte im Cubeware Cockpit voll automatisch erstellt und zeitgesteuert an die Filialleiter, Regionalleiter und Geschäftsführung mittels PDF-Versand verteilt.

Reporting mit Cubeware (Vorsystem Amparex) - Referenzprojekt Wutscher Optik KG von consultnetwork
Digitalisierungsprojekt mittels ETL-Tool (Fabasoft) - Referenzprojekt Wutscher Optik KG von consultnetwork

Ziel des Folgeprojektes war es, den Rechnungseingang der Wutscher Optik KG zu digitalisieren und zu automatisieren. Seither werden Eingangsrechnungen durch die Österreichische Post AG geöffnet, eingescannt und in Fabasoft, einem Rechnungsvorerfassungssystem in der Cloud bereitgestellt. In Fabasoft wird der Scan mit Buchungsinformationen angereichert und bei entsprechendem Bearbeitungsstatus für die Software Cubeware bereitgestellt. Die Finanzbuchhalter können anlassbezogen einen Cubeware Importer-Job starten, der über eine Restschnittstelle alle noch nicht übertragenen Belege mit entsprechendem Bearbeitungsstatus lädt. So wird ein für das Buchhaltungssystem BMD importfähiges Flatfile erzeugt, welches über die Standardschnittstelle in das Buchhaltungssystem importiert wird. Während es sich hierbei um einen einseitigen Transfer aus dem Vorerfassungssystem in Richtung Buchhaltung handelt, gibt es auch einen Datentransfer in die umgekehrte Richtung. Das Buchhaltungssystem BMD meldet, welche Belege bereits verbucht und/oder bezahlt sind. Per Restschnittstelle wird diese Information laufend an das Dokumentenarchiv Fabasoft übertragen. Damit ist bei den elektronischen Dokumenten der Vorerfassungsstatus, der Verbuchungsstatus und der Bezahlstatus in Echtzeit vorhanden. Selbstverständlich werden auch Lieferantenstammdaten zwischen den beiden Systemen mittels Cubeware Importer abgeglichen.

Die Vorteile

Diese erfolgreich realisierten Projekte zeigen, wie vielfältig das Anwendungsgebiet von Cubeware ist und welches Potenzial im ETL-Tool, dem Cubeware Importer, steckt.

Reporting

  • Voll automatisierter, zeitgesteuerter Versand der Berichte
  • Bereitstellung der Berichte im Posteingang
  • Mobile Verfügbarkeit der Berichte

Digitalisierungsprojekt

  • Digitalisierter Rechnungseingang
  • Daten in Echtzeit
  • Beschleunigung des Verwaltungsprozesses

Statement des Projektverantwortlichen auf Kundenseite

Dr. Florian Krischan, CEO, Wutscher Optik KG

Durch das voll automatisierte tägliche und monatliche Reporting ist es uns mit geringem Personaleinsatz möglich, den Verantwortlichen relevante Steuerungsinformationen zeitnahe bereitzustellen. Seit Projektrealisierung werden die von consultnetwork erstellten Berichte automatisch als PDF-Dokument versendet, weshalb seitens unserer Mitarbeiter nur ein minimaler Einschulungsaufwand erforderlich war.  

Mit dem Einsatz des Cubeware Importers konnte die Lücke zwischen elektronischem Dokument und Verbuchung in unserem Datenfluss geschlossen werden. Dadurch haben wir einen hohen Automatisierungsgrad und kurze Durchlaufzeiten im Verwaltungsprozess erreicht. Seither haben wir einen zentralen Rechnungseingang mit digitalen Dokumenten, welche in die Buchhaltung übernommen werden und auf die von verschiedenen Standorten aus zugegriffen werden kann.

Wir möchten uns bei consultnetwork für die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte und die laufende Betreuung bedanken!

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Mario Rosenfelder - Controllingexperte