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Berichtswesen und Management Cockpits

Die Gestaltung des Berichtswesens ist eine der wichtigsten Aufgaben, die wir als Controller haben. Es geht darum die Informationen möglichst so aufzubereiten, dass die Berichtsempfänger sich ohne Einarbeitungszeiten in unseren Berichten zurechtfinden. Ganz wesentlich ist, darin auch die Informationsbasis für Ihre Entscheidungen zu finden, welche Sie im Rahmen der Unternehmenssteuerung treffen müssen.

In dem nachfolgenden Video finden Sie nützliche Tipps zum Aufbau eines Berichtswesens nach dem Prinzip ONE PAGE ONLY! Wir von consultnetwork entwickeln unser ONE PAGE ONLY Konzept laufend weiter. Die neue und verbesserte Version unseres OPO Konzepts zeigen wir Ihnen in unserer kostenlosen dreiteiligen Videoserie, welche Sie unter folgendem Link finden.

Hilfestellung bieten uns bei der  Gestaltung von Managementberichten die Grundregeln von Prof. Hichert (weiteres unter www.success.hichert.com), welche auch wir in Rahmen unserer Kundenprojekte anwenden und welche die konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche im Berichtswesen fordern.

Inhaltliche Gestaltung des Berichtswesens für eine effiziente und effektive Steuerung von Unternehmen und Unternehmensgruppen!

Wir möchten uns hier aber weniger auf die Gestaltung der Berichte konzentrieren, sondern auf die zu berichtenden Inhalte eingehen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Unternehmenssteuerung eine vielschichtige Aufgabe ist. Es geht darum, Ziele zu definieren und im Rahmen der Unternehmensplanung festzulegen, wie diese erreicht werden. Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen und deren Wirksamkeit sind im Rahmen eines Plan-Ist-Vergleiches zu prüfen. Bei Abweichungen ist gegebenenfalls steuernd einzugreifen.

Controlling Regelkreis

Dieser Steuerungsprozess läuft nicht eindimensional ab, sondern ist auf verschiedene Themenbereiche anzuwenden. In jedem Fall ist die Gliederung der Unternehmenssteuerung in die drei Hauptebenen Erfolgspotentiale (Strategie), Erfolg und Liquidität zu empfehlen. Die drei Hauptebenen gliedern nicht nur inhaltlich verschiedene Themenbereiche, sondern sie unterscheiden sich auch durch den zeitlichen Bezug. Während die Erfolgspotentialebene langfristig orientiert ist, finden wir im Bereich der Liquidität meist kurzfristige und mittelfristige Zeiträume auf den Berichtsachsen.

Erfolgsplanung und Finanzplanung integrieren

Besteht erst einmal ein Grundkonsens darüber, dass es bei der Unternehmenssteuerung darum geht, bei ständiger Zahlungsfähigkeit einen angemessen Gewinn zu erzielen und gleichzeitig auch den langfristigen Erfolg des Unternehmens durch Aufbau von entsprechenden Erfolgspotentialen sicher zustellen, sind die Anforderungen an ein modernes Managementcockpit eigentlich klar. Es geht darum, in einem Management Cockpit alle drei Ebenen gleichzeitig und gleichwertig zu erfassen und zu integrieren. Dass die Umsetzung dieser Vorgabe nicht leicht ist, ist uns klar, denn jeder dieser Teilbereich ist gut und gerne in der Lage ein eigenes Management Cockpit zur Gänze zu füllen. Nehmen wir nur einmal eine Balaced Scorecard mit Ihren vier oder fünf Perspektiven mit jeweils vier oder fünf Kennzahlen, alleine diese kann ein Managementcockpit bereits ganz gut füllen.

Was wir im Berichtswesen von den Cockpits moderner Autos lernen können!

Berichtswesen

An dieser Stelle können wir Controller von den Autobauern bei Mercedes und BMW lernen, diese haben es nämlich ausgezeichnet geschafft sowohl langfristige als auch kurzfristige Aspekte in einem Cockpit zu vereinen und die jeweiligen Komponenten situativ in den Focus des Fahrers zu bringen.
Ein Beispiel dafür ist die Ölleuchte im Cockpit des Autos. Wenn Sie nicht aktiv ist, wird sie nicht wahrgenommen. Gibt es jedoch einen Anlassfall, gelingt es dem Fahrer kaum diese zu übersehen. Somit ist sichergestellt, dass die Ölleuchte im Normalfall den Fahrer nicht belastet, gibt es jedoch Handlungsbedarf ist dafür Sorge getragen, dass diese vom Fahrer die volle Aufmerksamkeit bekommt. Andere Instrumente wie der Geschwindigkeitsmesser, welcher im "operativen Tagesgeschäft" des Fahrers für den laufende Geschwindigkeitsabgleich benötigt werden, sind immer sichtbar und liefern permanent einen Wert an den Fahrer zurück, vergleichbar mit einer monatlichen Erfolgsrechnung oder einer täglichen Umsatzstatistik. Wenn wir uns heute Cockpits moderner Autos ansehen, haben wir ein breites Spektrum an Basisinstrumenten (Geschwindigkeitsmesser, Tankuhr, Ölleuchte usw.), welche wir in jedem Auto finden. Zusätzlich gibt es aber je nach Autotyp (Geländewagen, Sportwagen, LKW), geplanter Verwendung (Auto für das Ziehen von Anhängern) und je nach Vorlieben des Fahrers ergänzende Instrumente (Informationen zum Allradantrieb, Statusanzeige für den Anhänger oder ein Headup Display für den Vielfahrer).

Berichtswesen Muster

Dementsprechend ist auch für das Unternehmen ein Cockpit entsprechend den Anforderungen der Branche, der aktuellen Situation des Unternehmens und den individuellen Bedürfnissen des Managements aufzubauen. Dabei soll natürlich auf Standardbausteine des Managementreportings zurückgegriffen werden, jedoch darf auch nicht vergessen werden, dass der endgültige Bau auf das Managementcockpits auf die unternehmensspezifischen Anforderungen Rücksicht nehmen muss.

Grundregeln für die Gestaltung von Berichtswesen und Managementcockpits:

  1. Abbildung des Controlling Regelkreises
  2. Integration der drei Steuerungsebenen:
    1. Die Liquiditätsebene
    2. Die Erfolgsebene
    3. Die Potentialebene
  3. Permanente Verfügbarkeit der Basis KPI's
  4. Situative Fokussierung auf Spezial- und Problembereiche
  5. 100% Konsistenz der Daten
  6. Unternehmensspezifische Konzeption
  7. Übersichtliche Darstellung und Standardisierung

Wenn Sie weitere Informationen zum Begriff Berichtswesen suchen, können Sie in unserem kleinen Wirtschaftslexikon zum Thema Controlling unter www.controlling-strategy.com gerne weitersuchen. Sie finden auf unserer Seite auch Informationen und Berichte zum Begriff Betriebliches Rechnungswesen oder zu Themen wie interne Leistungsverrechnung. Wenn Sie Hilfe im Controlling, beim Berichtswesen, bei den Kennzahlen oder bei der Planung in welcher Form auch immer benötigen, kontaktieren Sie uns einfach. Wir können uns gerne in unserem Büro in München treffen. Sie können von unseren Erfahrungen bei der Einführung von Controlling profitieren und externe Hilfe für die Controlling Einführung in Ihrem Unternehmen von unseren einzelnen Beratern bekommen.