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Budgetierung - eines der wichtigsten Controllinginstrumente

Controlling-Regelkreis

Der Begriff Budgetierung bezeichnet den betriebswirtschaftlichen Planungsprozess! Ziel der Budgetierung ist die Erstellung eines Budgets, welches die geplante Zukunft des Unternehmens in Form von Zahlen abbildet. Die Budgetierung ist somit als eines der wichtigsten Controllinginstrumente zu verstehen, da sie mit der Bereitstellung der Datenart Plan die Grundlage für die Durchführung des Plan-Ist-Vergleichs in unserem Controlling-Regelkreises liefert. Somit definiert die Budgetierung bestimmten Sollgrößen, die es innerhalb der Planungsperiode zu erreichen gilt. Neben monetären Werten können im Rahmen der Budgetierung natürlich auch quantitativen und qualitative Kenngrößen wie Ausbringungsmengen oder zulässige Fehlerquoten geplant werden!

Darüber hinaus liefert die Budgetierung die Voraussetzung für das Führungskonzept  Management by Objectives (MBO). An dieser Stelle ist festzuhalten, dass das Management by Objectives (MBO) voraussetzt, dass sich die budgetierten Größen mit den Verantwortungs- und Einflussbereichen der jeweiligen Führungskräfte decken, die Festlegung der Budgetwerte im beiderseitigem Einverständnis vereinbart und die Budgetwerte als Zielwerte in das interne Entlohnungs- und Belohnungssystem einfließen!

Das Budget ist nur ein Baustein einer umfassenden Strategie zur Unternehmenssteuerung, Sie finden daher weitere wissenswerte Informationen zur www.controlling-strategy.com in unserem kostenlosen E-Book, welches Sie gleich hier anfordern können und innerhalb weniger Sekunden zugesandt bekommen.

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Inhalte und Aufbau der Budgetstruktur

Typischerweise enthält das Budget unterschiedliche Teilpläne: z.B. Absatzplan oder Umsatzplan, Produktionsplan, Materialplan, Personalplan, Investitionsplan, Marketingplan, Kostenstellenplanung usw., aus denen dann die unternehmensweite Erfolgsrechnung, der Finanzplan und die Planbilanz abgeleitet werden. Vor allem in einem dynamischen Umfeld ist auf einen hohen Integrationsgrad zwischen Erfolgsrechnung, Finanzplan und Planbilanz zu achten.

Mit den von uns angebotenen Softwareprodukten LucaNet-Planner und Tagetik unterstützen wir nicht nur die Erfolgsplanung sondern auch die Ableitung der Planbilanz und des Finanzplans in einem einheitlichen und durchgängigen Modell!

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Budgetierung als Bestandteil der integrierten Erfolgsplanung, Finanzplanung und Bilanzplanung

Die Planung der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung) erfolgt je nach Controlling-Konzept der Unternehmung auf Profitcenter-, Kostenstellengruppen- oder Kostenstellen-Ebene sowie auf Kostenarten oder Sachkontoebene. In jedem Fall sollte sich die Budgetplanung an der Organisationsstruktur der Unternehmung orientieren. Vor allem in Unternehmensgruppen, die ja auch ein leistungsfähiges Beteiligungscontrolling benötigen, muss eine Vereinheitlichung der Sachkonten bzw. zumindest der Kostenarten durch einen konzernweiten Kontenrahmen oder Kostenartenrahmen, im Idealfall unterstützt durch die Kostenrechnung realisiert werden, da so bereits im Rahmen der Strukturierung des Budgets ein konzernweites Reporting und Kennzahlensystem vorbereitet werden kann. Die Basis für ein effektives und effizientes Beteiligungscontrolling wird geschaffen.

Praxistipp Budgetstruktur:

Im Rahmen der Strukturierung des Budgets ist ein vernünftiges Mittelmaß zu finden. Erfolgt die Planung auf einem zu hohen Detailierungsgrad, wird sie zu aufwendig und ist für eine agile Unternehmenssteuerung nicht mehr geeignet. Wird die Budgetierung, welche der operativen Planung zuzurechnen ist, zu grob umgesetzt, besteht die Gefahr, dass im Rahmen der Plan-Ist-Vergleiche nicht mehr festgestellt werden kann, wer im Unternehmen für die Abweichung verantwortlich ist.

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In unserem E-Book Budgetierung erklären wir Ihnen auch, worauf Sie bei der technischen Implementierung der Budgetierung achten müssen. Denn um einen Budgetierungsprozess erfolgreich zu implementieren, gibt es einiges zu berücksichtigen!

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Budgetierung - wann und wie lange?

Die Budgetplanung erfolgt im Idealfall bevor das zu planende Geschäftsjahr beginnt. Die Dauer des Budgetierungsprozesses sollte möglichst kurzgehalten werden und hängt im Wesentlichen von der Unternehmensgröße, der Planungskomplexität und der verwendeten Controlling Software ab. Wann budgetiert wird und wie lange diese dauert, hängt ganz wesentlich auch von der Dynamik der Branche ab. Als Richtwert gilt, je dynamischer die Branche, umso schneller und flexibler sollten der Budgetierungsprozess und die Budgetstruktur sein.

Wie empfehlen im Rahmen der Einführung der von uns entwickelten www.controlling-strategy.com die Implementierung eines Timingkonzepts! Die Budgetierung ist in jedem Fall als Bestandteil des Timingkonzepts zu sehen und in dieses zu integrieren.

Sie interessieren sich für die Implementierung eines umfassenden Steuerungskonzepts für Ihr Unternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe? Dann ist das von uns angeboten Beratungsmodell Controlling-Strategy-Konzept möglicherweise genau das richtige für Sie!

Budgetierung und Forecast Controlling:

Wird der Plan mit Ist-Werten bereits vergangener Monate im aktuellen Wirtschaftsjahr kombiniert und während des Jahres mit neuen Informationen angereichert, spricht man von einem sogenannten Forecast bzw. von einer Hochrechnung. Vor allem in einem dynamischen Umfeld gewinnt der Forecast an Bedeutung. Wesentlich für die Qualität des Forecasts ist die Fähigkeit des Vertriebscontrollings, den zukünftigen Umsatz gut abschätzen zu können. Gelingt es mit Hilfe des Vertriebscontrollings den zukünftigen Umsatz gut abzuschätzen, hat man eine gute Grundlage für das operative Liquiditätsmanagement, welches auch als Working Capital Management bezeichnet werden kann.

Praxistipp Forecast:

Wenn Sie drei Monate Vorlauf für die Anpassung Ihrer Kapazitäten und Ihres Working Capital haben, dann versuchen Sie mit Ihrem Forecast-Prozess zumindest drei Monate, oder im Idealfall noch länger in die Zukunft zu prognostizieren!
Das von uns entwickelte FORECAST-KAPAZITÄTS-KONGRUENZ-Modell liefert weitere wichtige Inputs für das FORECAST Controlling! Sehen Sie sich hier unser kostenloses Video zu diesem Thema an!

Budgetierung Teilpläne

Budgetierung als Prozess verstehen:

Budgetierung sollte als ein Prozess verstanden werden, der alle Aktivitäten im Rahmen der Erstellung, Genehmigung, Durchsetzung und Anpassung der Budgets zusammenfasst. Die Budgetierung ist somit ein wichtiges Controllinginstrument für das Management, da die Budgetierung die Koordination der Aktivitäten im Unternehmen und somit den wechselseitigen Informationsfluss fördert.
In die Budgetierung sind alle Funktionen der Organisation einzubeziehen, da sie sich mehr oder weniger gegenseitig beeinflussen. Genau genommen muss davon ausgegangen werden, dass jeder Teilplan auch die anderen Funktionen und damit auch die daraus abgeleiteten Teilpläne beeinflusst.

Somit sind im Rahmen der Planung in der Regel mehrere Iterationen notwendig.

Um einen effizienten und effektiven Planungsprozess zu erlauben, empfehlen wir die Ausarbeitung eines engpassorientierten Planungsablauf von dem angenommen werden kann, dass er zur kleinstmöglichen Anzahl an Iterationen führt.

Dazu ein Beispiel: die meisten Unternehmen sind heute in einer Branche tätig, in der der Absatz die limitierende Komponente ist, d.h. wir werden im Rahmen der operativen Planung mit der Absatzplanung beginnen, da sich alle anderen Funktionen in der Organisation daran zu orientieren haben. Ist in Ihrem Unternehmen hingegen die Produktionsmöglichkeit der limitierende Faktor, sollte mit der Planung der max. Produktionsmöglichkeit begonnen werden, um daraus die Vorgaben für den Vertrieb oder auch die Investitionsplanung zu generieren.

Budgetierung engpassorientiert gestalten

In der nächsten Grafik finden Sie den Ablaufplan für ein Unternehmen, welches die stärkste Limitierung im Markt sieht, es wird daher mit der Vertriebsplanung bzw. Absatzplanung begonnen. Im zweiten Schritt wird die Produktionsplanung und die Marketingplanung, welche meist auch die Kostenseite des Vertriebs beinhaltet, parallel abgearbeitet, da von relativ geringen Wechselwirkungen zwischen diesen Teilplänen ausgegangen wird. Auch die Verwaltungsplanung und F&E-Planung kann gleichzeitig abgearbeitet werden.

Alle vier Teilpläne (2-5) haben erheblichen Einfluss auf die Personalplanung, daher wird die Personalplanung erst nach der Produktionsplanung, Marketingplanung, Verwaltungsplanung und F&E-Planung abgearbeitet. Selbiges gilt für die Beschaffungsplanung und die Investitionsplanung, welche als Querschnittspläne angesehen werden können, d.h. sie resultiert aus den vorgelagerten Planungsschritten und werden dann zusammengefasst und unternehmensweit abgestimmt.

Finanzplan aus Erfolgsrechnung (Budget) ableiten:

Die Budgetierung muss Erfolgsplanung, Finanzplanung und Planbilanz integrieren!

Mit der geplanten Erfolgsrechnung muss es möglich sein, die zahlungsmäßige Wirkung der geplanten zukünftigen Maßnahmen abzuschätzen, d.h. aus der Erfolgsplanung muss ein robuster Finanzplan abgeleitet werden, der die Basis für ein aktives Liquiditätsmanagement bildet. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass gerade in Zeiten der Kreditklemme in jedem Fall auch das Working Capital einer Planung unterzogen werden sollte. Da durch aktives Working Capital Management erhebliche Finanzierungspotentiale gehoben werden und Finanzierungsengpässe frühzeitig erkannt und auch beseitigt werden können.