Power Apps

Kostenloses Whitepaper: Microsoft Power Platform

Die Microsoft Power Platform ist einer der Technologieschwerpunkte von Microsoft in der Cloud und bildet zusammen mit anderen Produkten wie z.B. Azure und Dynamics 365 den Microsoft Stack.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Komponenten der Programmfamilie, deren Anwendungsbereiche und Lizenzmodelle! Sie finden in diesem Paper auch Informationen zur Cloud-Datenbank Dataverse.

Architektur der Power Apps

Unser Architekturschaubild zeigt die Power Apps und die unterschiedlichen Varianten der Datenhaltung.

Erstellung von Power Apps

Die Power Apps werden über einen Dienst, der auf den Servern von Microsoft läuft, bereitgestellt und können über das Office 365 Portal aufgerufen werden. Dort können die User Apps erstellen und konsumieren. Bei der Erstellung einer neuen App kann der Entwickler zwischen drei App-Art wählen:

• Canvas App: Zur Erstellung von Applikationen unter Verwendung von unterschiedlichen Datenquellen, die vorwiegen auf mobilen Endgeräten verwendet werden und dafür optimiert sind.
• Modellgesteuerte App: Zur Erstellung einer App auf der Grundlagen eines bestehenden oder neu zu konfigurierenden Datenmodells, welche sich für komplexe und anspruchsvolle Geschäftsanwendungen eignet.
• Portal App: Zur Erstellung von No-Code-Websites für interne oder externe Zielgruppen.

Die eigentliche Entwicklung der App erfolgt mit Power Apps Studio. Je nach gewählter App-Art wird die Entwicklung mit anderen Menüpunkten unterstützt. Trotzdem ist es möglich, zu einem späteren Zeitpunkt Canvas Apps mit einem Datenmodell zu verknüpfen.

Zusätzlich bieten die Power Apps die Möglichkeit, in Microsoft Teams embedded verwendet zu werden. Es wird die Möglichkeit geboten sowohl die Applikationsentwicklung als auch den Applikationskonsum aus Teams heraus zu steuern. Die Berechtigungen für die Apps resultieren aus den Berechtigungen des Teams.

Die Datenhaltung

In den meisten Fällen benötigt eine App Daten, die gespeichert werden und für User zugänglich sein müssen. Die Power Apps, welche am Dienst laufen, sind nicht für die Datenhaltung konzipiert, weshalb wir eine zusätzliche Datenhaltung entweder in einer Datei oder in einer Datenbank benötigen. Die wichtigsten Möglichkeiten zur Datenhaltung für Power Apps in der Cloud und On-Premise werden im Weiteren kurz beschrieben:

Die einfachste Variante für die Datenhaltung ist, die Daten in einer Excel-Datei zu speichern, welche zum Beispiel am SharePoint oder in einem OneDrive-Ordner ablegt wird. Wichtig dabei ist, das jeder User, der die App verwendet, auf die Daten im File berechtigt ist.

Als professionelle Alternative kann Microsoft Dataverse verwendet werden. Dataverse ist die native Clouddatenbank der Power Platform, welche von der Größe her skaliert werden kann und bereits eine Reihe von standardmäßigen Tabellen, das sogenannte Common Data Model, vor konfiguriert enthält. Mit der Dataverse Datenbank erhält man eine fertige Datenbankstruktur zu Themen wie Kunden oder Mitarbeiter. Es ist möglich, ergänzend benutzerdefinierte Tabellen anzulegen und mit den Standardtabellen zu verknüpfen sowie in Beziehung zu setzen. Mit geringem Aufwand kann so eine Datenbank für eine App konfiguriert werden. Jene Tabellen des Dataverse Modells, die die zu erstellende App nicht benötigt, werden einfach nicht verwendet. Der Vorteil dabei ist, dass durch die Verwendung des Common Data Models eine applikationsübergreifende Verknüpfung von Daten aufgrund des App übergreifenden Datenmodells sehr gut möglich ist.

Des Weiteren kann auch eine Azure SQL-Datenbank für die Datenhaltung verwendet werden. Weitere online Datenquellen wie z.B. Dynamics 365 sind auch problemlos möglich.

Darüber hinaus können die Power Apps mit einer SQL-Datenbank oder einem Excel File verbunden werden, welche On-Premise im Unternehmen liegen. Hier wird ein Gateway benötigt, der die Interaktion der Power Apps mit der Datenbank steuert.

Neben dem lesenden Zugriff sind natürlich auch Schreibvorgänge möglich. Dazu kann entweder die integrierte Patch-Funktion der Power Apps verwendet oder auch eigene Prozeduren und Befehle geschrieben werden.

Kombination unterschiedlicher Produkte der Microsoft Power Platform

Die unterschiedlichen Produkte der Microsoft Platform können miteinander kombiniert und einzelne Funktionen im jeweils anderen Produkt zur Verfügung gestellt werden. Mit Power Apps bekommt man auch Funktionalitäten von Microsoft Power Automate bereitgestellt, die für die Abbildung von komplexeren Vorgängen und Logiken verwendet wird. In unserem Anwendungsbeispiel, welches Sie weiter unten finden, wäre das bspw. die Firmenautovorrangregel. Hier arbeitet im Hintergrund eine Prozedur, die mit Power Automate ausgeführt wird.

Lizenzmodell Power Apps

Hinweis: Bitte besuchen Sie für eine aktuelle Preisinformation immer auch die Website von Microsoft.

Bei den Power Apps handelt es sich um Business Apps, welche im Wesentlichen je Nutzer abgerechnet werden, d.h. jeder Nutzer braucht eine Lizenz. Dabei stehen 3 Kategorien zur Auswahl: Pro-App-Plan, Pro-Benutzer-Plan und Pro-App-Plan pro aktiven Benutzer. [Stand: September 2022]

• Pro-App-Plan: Jeder Nutzer, der eine spezielle App nutzen möchte, muss 4,20 Euro pro Monat bezahlen. Haben einzelne Mitarbeiter eine zweite App in Verwendung, brauchen sie auch eine zweite Lizenz. Diese wird dann auf die erste Lizenz aufgerechnet und die Kosten steigen auf 8,40 pro Monat und Nutzer.
• Pro-Benutzer-Plan: Spätestens wenn einzelne Mitarbeiter mehr als 4 Apps in Verwendung haben, macht es Sinn, auf den Pro-Benutzer-Plan umzusteigen, welcher 16,90 Euro pro Benutzer und Monat kostet. Der Mitarbeiter kann dann soviel Apps nutzen, wie er möchte bzw. wie für ihn zur Verfügung stehen.
• Pro-App-Plan pro aktiven Benutzer: Es wird nur bezahlt, wenn innerhalb eins Monats ein User einmal oder mehrmals in die App eingestiegen ist. Die Kosten belaufen sich auf 8,43 Euro pro aktiven Benutzer/App/Monat. Diese Variante erfordert ein Azure Abonnement, da die Abrechnung über eine hinterlegte Azure Subscription (Pay-as-you-go) erfolgt.

Das Microsoft 365 vormals Office 365 Paket beinhaltet bereits die Möglichkeit, die Basisfunktionalität der Power Apps zu nutzen. Die Verwendung von Premium Konnektoren erfordert eine zusätzliche Lizenz (per App/per User). Grundsätzlich benötigt ein Benutzer keine Microsoft 365 Lizenz um die Power Apps zu verwenden, sofern man über eine entsprechende Premium-Lizenz (pro App/pro User) verfügt. In diesem Fall benötigt man auch für die Basisfunktionalität eine Premium-Lizenz, da die Power Apps nicht über eine Microsoft 365 Lizenz gedeckelt wird. Da das Lizenzierungsmodell und auch die Benutzerverwaltung über Microsoft 365 abgewickelt wird, muss zumindest ein User eine solche Lizenz besitzen, wobei hier bereits die Microsoft 365 Business Basic Variante ausreichend ist (5,10€ pro User und Monat). Die direkte Anmeldung bei make.powerapps.com wäre nicht möglich, da man hierfür ein Geschäfts-/Schul- oder Universitätskonto benötigt, was wiederum eine Microsoft 365 Lizenz voraussetzt. Das gleiche gilt auch für Power BI (PBI), wobei die Grundfunktionalität keine zusätzliche Lizenz erfordert, dem Benutzer muss lediglich die Free Lizenz zugewiesen werden. Sollte dieser Eintrag noch nicht vorhanden sein, muss der Benutzer mit einer Microsoft 365 Lizenz sich einmalig in PBI anmelden (app.powerbi.com). Dadurch wird der Eintrag im Administratorenbereich aufscheinen und die Lizenz kann zugewiesen werden. Sobald man Berichte verteilen möchte, muss man auf eine Premium-Lizenz umsteigen (PBI Pro/Premium per User/Per Capacity). Speziell in Unternehmen, die kein Microsoft 365 verwenden, sind diese Überlegungen relevant, da ein reiner Power App bzw. Power BI User dadurch nicht zwingend eine Microsoft 365 Lizenz benötigt.

Anwendungsbeispiel: Ressourcenplanung mit Power Apps

In der Corona-Krise haben die meisten unserer Mitarbeiter von zu Hause gearbeitet, viele unserer Büros waren nicht besetzt. Bis heute haben wir noch einen sehr hohen Homeoffice Anteil. Nichtsdestotrotz ist die Anzahl der Mitarbeiter über die Anzahl der Büroarbeitsplätze in den letzten Jahren hinausgewachsen, weshalb wir ein Werkzeug zur Verwaltung der Arbeits- und Parkplätze benötigten.

Power Apps stellten sich dafür als geeignetes Tool dar! Um Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, was mit Power Apps alles realisierbar ist, zeigen wir Ihnen in diesem Video, wie einfach die von uns entwickelte Applikation funktioniert.

In dieser Applikation verwenden wir benutzerdefinierte Maps, welche interaktiv gestaltet sind. Mit einem einfachen Klick auf die Map wird der gewünschte Raum bzw. Parkplatz ausgewählt und kann gebucht werden. Wie Custom Maps erstellt werden, verraten wir Ihnen in unserem Webinar:

In Kombination mit Power Automate erfolgt die Interaktion mit unserem SQL-Server, auf dem die Daten gespeichert werden. Die Integration von Microsoft Outlook ermöglicht außerdem das Versenden von Benachrichtigungen an die Mitarbeiter im Falle von Stornierungen. Darüber hinaus wurde ein Ticketsystem integriert, wodurch Supportanfragen in ein dafür vorgesehenes Planner Board übertragen werden.

Power Automate

Wie bereits erläutert, können mit Power Automate wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden.

Damit wird es möglich,

• einen Bericht automatisch zu versenden.
• einen Anhang einer E-Mail automatisiert in einen bestimmten Ordner abzulegen.
• die Überwachung von Grenzwerten in Power BI Berichten. (inkl. automatische Versendung von Warnmeldungen)

Damit bietet Power Automate Anwendungsmöglichkeiten, die für unser tägliches Business als Controller sehr interessant sein können.